Données personnelles et RGPD

Cette page traite de l’utilisation de vos données personnelles par les sites et applications web de ProfilSCAN.

Cette page traite de l’utilisation de vos données personnelles par les sites et applications web de ProfilSCAN :

Cette page vous permet de vous informer et d’exercer vos droits dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Le RGPD tient de la législation Européenne et est mis en application en France par la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL).

Vos droits

Tout d’abord, vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données en exprimant votre refus à chaque occasion de collecte (par exemple l’autorisation de dépôt de cookies de navigation).

Ensuite vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des données (DPO) de ProfilSCAN pour :


Vérifier

les données que vous avez confiées à ProfilSCAN


Rectifier

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Effacer

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Emporter

une copie des données que vous avez confiées à ProfilSCAN

Notre politique de confidentialité (collecte et gestion des données)

1. Dispositions générales

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, ProfilSCAN met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients, les données des personnes évalués par ses clients et les données saisies par les prospects dans le cadre de la demande de contact et pour la relation commerciale qui peut en découler.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • Le Client, est entendu comme toutes personne physique ou morale, désireuse d’évaluer les traits de la personnalité de ses candidats, soit en autonomie par l’utilisation de l’Espace Manager mis à sa disposition ou toutes autres interfaces spécifiques, soit par l’intermédiaire d’une prestation réalisée par un salarié ProfilSCAN ou consultant certifié ProfilSCAN mandaté par ProfilSCAN.
  • Le Candidat est entendu comme toute personne physique utilisant les services du site ProfilSCANpour répondre à un questionnaire en ligne en vue d’évaluer ou de définir des traits de personnalité ;
  • Le Prospect est entendu comme tout client potentiel de ProfilSCANdont les informations ont été collectés via le formulaire de contact du site profilscan.com, ou par des mises en relation directe (par contact téléphonique, lors d’évènements, ou par cartes de visite).

Pour satisfaire à ses besoins, ProfilSCAN met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses Clients, Candidats et Prospects.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de ProfilSCAN et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients, candidats et prospects au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients, candidats et prospects de ProfilSCAN.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont ProfilSCAN est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par ProfilSCAN ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre ProfilSCAN et ses clients, candidats et prospects, notamment ses conditions générales d’intervention ou sa politique cookies.

Cette politique sera acceptée, au moment de l’inscription des clients et candidats, dans le même temps que l’acceptation des conditions générales de vente ou d’utilisation.

Les prospects verront cette politique de protection des données s’appliquer lors de leur usage du site internet et des services en ligne de ProfilSCAN.

Aucun traitement n’est mis en œuvre par ProfilSCAN concernant des données de clients, candidats et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

2. Les données des clients

Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage) :

  • Identité et identification (sexe, prénom, nom, numéro client)
  • Coordonnées (courriel, adresse postale, numéros de téléphone)
  • Vie professionnelle lorsque c’est nécessaire (entreprise, secteur, diplôme, fonction, poste)
  • Données d’identification (adresse IP, pseudo)
  • Données de connexion (logs)
  • Données d’acceptation (clic)

Origine des données

ProfilSCAN collecte les données de ses à partir de :

  • Données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, carte de visite)
  • Fiches ou formulaires électroniques remplis par le client
  • Données saisies en ligne (site web, …)
  • Inscription à des évènements organisés par ProfilSCAN (ex : organisation de salons professionnels)
  • Saisies réalisées sur la Plateforme E-Learning de formation dans le cadre des formations à nos outils)

La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs ProfilSCAN, ou recommandation de nos clients.

Finalités

Selon les cas, ProfilSCAN traite les données de ses clients pour les finalités suivantes :

  • Gestion de la relation client (GRC)
  • Gestion des événements organisés par ProfilSCAN (conférences, ateliers, etc.)
  • Envoi de nos newsletters ou fils d’informations
  • Gestion des comptes clients
  • Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne)
  • Amélioration de nos services
  • Réponse à nos obligations administratives
  • Réalisation d’enquêtes
  • Réalisation de statistiques

Durées de conservation

La durée de conservation des données de ses clients est définie par ProfilSCAN au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux clients :

  • Pendant la durée des relations contractuelles avec ProfilSCAN , augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

Données techniques :

  • 1 an à compter de leur collecte

Cookies :

  • 13 mois

Il appartient au Client de définir sa propre politique de durée de conservation s’agissant des données des Candidats selon les recommandations de la Cnil.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que ProfilSCAN n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Exécution précontractuelle ou contractuelle – conditions générales de vente « Clients ».

3. Les données des candidats

Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage) :

  • Identité et identification (sexe, prénom, nom, date de naissance, nationalité, langue, situation familiale, nombre d’enfants, pseudonyme)
  • Coordonnées (e-mail)
  • Vie professionnelle lorsque c’est nécessaire (entreprise, secteur d’activité, type de poste, niveau d’étude)
  • Données techniques (selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs)
  • Données d’acceptation (clic).

ProfilSCAN ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

Origine des données

ProfilSCAN collecte les données de ses candidats à partir de :

  • Formulaires électroniques remplis par les candidats
  • Inscription ou abonnement à nos services en ligne (newsletter, formulaire du site Profilscan.com, …)

Finalités

Selon les cas, ProfilSCAN traite les données des candidats pour les finalités suivantes :

  • Gestion de l’envoi des invitations aux candidats pour l’inscription sur le site internet
  • Gestion de l’inscription d’un candidat
  • Gestion des comptes candidats
  • Remise de la synthèse des questionnaires aux candidats
  • Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne)
  • Amélioration de nos services
  • Réponse à nos obligations administratives
  • Réalisation d’enquêtes
  • Réalisation de statistiques

Durées de conservation

  • Le Client dispose d’outils lui permettant de supprimer ou d’anonymiser les données de ses candidats et de l’ensemble des résultats des évaluations réalisées pendant la durée des relations contractuelles avec Profilscan, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.
  • Il appartient au Client de définir sa propre politique de durée de conservation s’agissant des données des Candidats selon les recommandations de la Cnil.

La durée de conservation des données des candidats est définie par le Client au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux candidats :

  • Pendant la durée des relations contractuelles avec ProfilSCAN, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données techniques :

  • 1 an à compter de leur collecte

Cookies :

  • 13 mois

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux candidats que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que ProfilSCAN n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Exécution précontractuelle ou contractuelle – Conditions générales de service « candidat »

4. Les données des prospects

Types de données collectées

  • Identité et identification (prénom, nom, fonction)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
  • Données non techniques (selon les cas d’usage)
  • Vie professionnelle lorsque c’est nécessaire (entreprise, secteur, fonction, poste)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs)
  • Données d’acceptation (clic)

ProfilSCAN ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

Origine des données

ProfilSCAN collecte les données de ses prospects à partir de :

  • Données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, carte de visite)
  • Fiches ou formulaires électroniques remplis par le client
  • Données saisies en ligne (site web, …)
  • Inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …)
  • Inscription à des évènements organisés par ProfilSCAN
  • Liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons

La collecte peut aussi être indirecte via les partenaires, clients et fournisseurs ProfilSCAN. Dans ce cas, ProfilSCAN prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.

Finalité

Selon les cas, ProfilSCAN traite les données de ses prospects pour les finalités suivantes :

  • Gestion de la relation client (GRC)
  • Gestion des événements organisés par ProfilSCAN (conférences, ateliers, etc.)
  • Envoi de nos newsletters ou fils d’informations
  • Gestion des comptes clients
  • Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne)
  • Amélioration de nos services
  • Réponse à nos obligations administratives
  • Réalisation d’enquêtes
  • Réalisation de statistiques

Durées de conservation

La durée de conservation des données des prospects est définie par ProfilSCAN au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux contacts et prospects :

  • 3 ans à compter de leur collecte par ProfilSCAN ou du dernier contact émanant du prospect / du contact

Cookies :

  • 13 mois

Données techniques

  • 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que ProfilSCAN n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer

Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, le consentement (par exemple, newsletter)

5. Destinataires des données

ProfilSCAN s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients, candidats et prospects au sein de Profilscan sont soumis à une obligation de confidentialité.

ProfilSCAN décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

ProfilSCAN n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients, candidats et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, ProfilSCAN n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Concernant les clients

Destinataires internes :

  • Le personnel habilité du service marketing
  • Des services chargés de traiter la relation client
  • Des services administratifs
  • Des services logistiques et informatiques
  • Ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

  • Prestataires ou services support (ex. prestataires informatique, etc.…)
  • Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.)
  • Administration
  • Auxiliaire de justice le cas échéant

Concernant les candidats

Destinataires internes :

  • Le personnel habilité du service chargé de traiter la relation candidats
  • Des services administratifs
  • Des services informatiques
  • Ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

  • Nos clients
  • Prestataires ou services support (ex. prestataires informatique, consultants, etc.…)
  • Administration judiciaire, auxiliaires de justice
  • Le personnel habilité des sous-traitants

Concernant les prospects

Destinataires internes :

  • Le personnel habilité du service chargé de traiter la relation de prospection
  • Des services informatiques
  • Ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

  • Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, reprographie, etc.…)

6. Gestion des droits des personnes droit d’accès (droit de copie)

Les clients, candidats et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander à ProfilSCAN la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients, candidats et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour
  • Être formulée par écrit à l’adresse suivante : PROFILSCAN BP10624- 73006 CHAMBERY CEDEX – FRANCE ou à l’adresse e-mail rgpd@profilscan.com

Les clients, candidats et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de ProfilSCAN.

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, ProfilSCAN pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients, candidats et prospects.

Si les clients, candidats et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients, candidats et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser ProfilSCAN.

Mise à jour – Actualisation et rectification

ProfilSCAN satisfait aux demandes de mise à jour :

  • Automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour
  • Sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients, candidats et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients, candidats et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
  • Lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement
  • La personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par ProfilSCAN et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
  • La personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients, candidats et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

Droit à la limitation

Les clients, candidats et prospects sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par ProfilSCAN est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

Droit à la portabilité

ProfilSCAN fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients, candidats et prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par ProfilSCAN et pour les finalités reposant sur les seuls consentements des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Décision individuelle automatisée

ProfilSCAN ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Dans le cadre d’un algorithme mis en place sur son site, ProfilSCAN propose un outil d’aide à la décision afin d’optimiser au mieux l’adéquation entre un profil de poste donné et des traits de personnalité identifiés de candidats.

Toutefois, la décision d’embauche ou de promotion interne appartient exclusivement au Client.

Les outils proposés sur le site internet de ProfilSCAN ne sont que des outils d’aide à destination des clients et ne sauraient être considérés autrement.

Droit post mortem

Les clients, candidats et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier postal à l’adresse suivante : PROFILSCAN BP10624- 73006 CHAMBERY CEDEX – FRANCE ou à l’adresse e-mail rgpd@profilscan.com accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

7. Dispositions complémentaire

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients, candidats et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, ProfilSCAN explique aux clients, candidats et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

L’ensemble des questions proposées dans le questionnaire d’évaluation sont indispensable pour le traitement des données. Le candidat peut a tout moment abandonner son évaluation s’il ne souhaite pas répondre.

Droit d’usage

ProfilSCAN se voit conférer par les clients, candidats et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse ProfilSCAN, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous-traitance

ProfilSCAN informe ses clients, candidats et prospects qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, ProfilSCAN s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

ProfilSCAN s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, ProfilSCAN se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Registre des traitement

ProfilSCAN n’est pas tenu de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

8. Sécurité

Mesures de sécurité

Il appartient à ProfilSCAN de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données,
  • mesures de sauvegarde interne
  • processus d’identification
  • conduite d’audits de sécurité et de tests de pénétration,
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information,
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité,
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

Pour ce faire, ProfilSCAN peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, ProfilSCAN s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance égale ou supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, ProfilSCAN s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, ProfilSCAN s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, ProfilSCAN :

  • en avisera les clients et candidats concernés,
  • communiquera aux clients et candidats concernés les informations et recommandations nécessaires.

9. Contact

Délégué à la protection des données

ProfilSCAN a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes : Nom : Patrick CARLE Adresse e-mail : rgpd@profilscan.com Tél : +33 4 79 33 40 23

Adresse postale : Service RGPD – PROFILSCAN BP10624- 73006 CHAMBERY CEDEX – FRANCE

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : Cnil – Service des plaintes 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – Tél : 01 53 73 22 22

10 Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment, notamment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par ProfilSCAN en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).